Documents à réunir pour une offre d'assurance entreprise

Les documents à réunir pour une offre d'assurance entreprise sont peu nombreux, mais ils conditionnent tout le reste : une offre bâtie sur un dossier flou sera soit incomplète, soit contestée le jour d'un sinistre. Préparer ces pièces une fois, proprement, permet ensuite de les envoyer telles quelles à plusieurs assureurs et de comparer des propositions qui portent sur le même risque.

Pourquoi le dossier compte autant que le contrat

Un assureur ne fixe sa proposition qu'à partir de ce que vous lui déclarez. Si un fait important est omis ou déclaré de façon inexacte alors que la question était posée, il peut résilier le contrat par écrit ou par un moyen permettant d'en établir la preuve par un texte, et la résiliation prend effet à sa réception. Plus grave : l'obligation de prestation peut aussi s'éteindre pour des sinistres déjà survenus, dans la mesure où le fait non déclaré a influé sur leur survenance ou leur étendue.

La loi prévoit des garde-fous : l'assureur ne peut pas résilier, par exemple, si le fait a cessé d'exister avant le sinistre, s'il connaissait ou devait connaître ce fait, ou si vous n'avez pas répondu à une question et qu'il a quand même conclu le contrat. Mieux vaut cependant ne pas compter là-dessus : un dossier complet et exact reste la meilleure protection.

Ce qui est fixé par la loi (obligation de déclarer correctement) se distingue de ce qui dépend du contrat (étendue de la couverture, exclusions, conditions générales). Les pièces ci-dessous servent à bien décrire votre situation, pas à choisir à votre place.

De la préparation à la comparaison

Les documents à réunir, dans l'ordre

1. Un descriptif d'activité

Rédigez une page : ce que vous vendez ou réalisez, pour quelle clientèle, avec quels sous-traitants, sur quels sites, en Suisse ou à l'étranger. C'est la base de toute assurance RC d'entreprise : une activité annexe oubliée peut se retrouver hors couverture.

2. Le chiffre d'affaires

Indiquez le chiffre d'affaires de l'exercice écoulé et celui que vous prévoyez, en séparant si possible la part réalisée à l'étranger. Joignez le dernier bouclement ou, pour une jeune société, un budget réaliste.

3. La masse salariale

Elle sert à calculer les assurances sociales de l'employeur. Préparez la liste des collaborateurs par fonction, avec les salaires annuels, les temps partiels et les éventuels frontaliers. Elle sera utile pour l'assurance accidents de l'employeur comme pour la perte de gain maladie collective.

4. L'inventaire et les valeurs à assurer

Machines, stock, mobilier, matériel informatique, marchandises : une liste à jour, avec la valeur de remplacement et non le prix payé à l'époque. Pour éviter la sous-assurance, voyez comment assurer l'inventaire et utilisez le calculateur de somme assurée. Les bâtiments, locaux loués et contrats de bail complètent cette étape pour l'assurance choses.

5. L'historique des sinistres

Reprenez les sinistres des dernières années, même ceux qui ont été réglés sans l'assureur : date, nature, montant, mesures prises depuis. Une liste honnête rassure davantage qu'une absence de réponse.

6. Les contrats et assurances en cours

Polices actuelles, échéances, sommes assurées, exclusions connues. Ajoutez les contrats importants avec vos clients ou fournisseurs : certains imposent une couverture minimale ou une clause particulière.

7. Les besoins spécifiques

Dépendance à un site unique, activité saisonnière, données sensibles, flotte, chantiers : notez ce qui pourrait arrêter l'exploitation. La page sur l'interruption d'exploitation aide à repérer ce qu'une perte de revenus impliquerait pour vous.

La checklist à imprimer

• Rédiger un descriptif d'activité complet, activités annexes comprises
• Rassembler le dernier bouclement et la prévision de chiffre d'affaires
• Dresser la liste du personnel et de la masse salariale
• Établir un inventaire à la valeur de remplacement
• Retrouver les polices en cours avec leurs échéances
• Lister les sinistres passés et les mesures correctives
• Identifier les contrats clients qui imposent une couverture
• Noter les risques particuliers de l'entreprise
• Envoyer exactement le même dossier à chaque interlocuteur

Après l'envoi : lire et comparer les offres

Une proposition de contrat vous lie pendant une durée fixée par la loi (quatorze jours), sauf si un délai plus court a été fixé pour l'acceptation. Prenez ce délai en compte avant de demander plusieurs offres. Vous pouvez aussi révoquer votre proposition ou votre acceptation par écrit ou par tout autre moyen permettant d'en établir la preuve par un texte.

Comparez ensuite les couvertures, pas seulement le montant : exclusions, plafonds, franchises, définition de l'événement assuré. Pour savoir par où commencer, l'outil Quelles assurances pour mon entreprise ? donne un premier cadrage. Et si un sinistre survient plus tard, gardez en tête les bons réflexes en cas de sinistre.