Obligations LPP de l'employeur : affiliation, choix de la caisse et cotisations

Vous engagez votre premier collaborateur, ou votre équipe grandit et vous vous demandez ce que la loi exige de vous au titre de la prévoyance professionnelle. Les obligations LPP de l'employeur sont claires dans leur principe : l'entreprise s'affilie à une institution de prévoyance, qui assure ensuite les salariés soumis à la loi, et l'employeur finance sa part des cotisations. Les choix qui restent ouverts concernent surtout le type d'institution et le contenu du plan.

Cette page suit le parcours d'un employeur de Suisse romande : qui doit être assuré, comment choisir sa caisse, ce qui se passe en cas d'oubli, puis les points à contrôler avant de signer.

Qui doit être assuré : le seuil d'assujettissement

La loi soumet à l'assurance obligatoire les salariés de plus de 17 ans qui reçoivent d'un même employeur un salaire annuel supérieur à CHF 22'680 (art. 2 al. 1). Le critère se mesure par employeur : on regarde ce que votre entreprise verse à la personne, pas son revenu total.

Quelques situations particulières méritent un contrôle :

• Plusieurs employeurs : un salarié dont le salaire annuel total dépasse CHF 22'680 mais qui n'atteint le seuil chez aucun d'eux peut, s'il n'est pas déjà obligatoirement assuré, s'assurer à titre facultatif auprès de l'institution supplétive ou de l'institution d'un de ses employeurs, si le règlement le prévoit (art. 46 al. 1).
• Activité de courte durée : les salariés sans activité en Suisse, ou dont l'activité n'a probablement pas un caractère durable, et qui bénéficient de mesures de prévoyance suffisantes à l'étranger, peuvent être exemptés, à condition d'en faire la demande à l'institution de prévoyance compétente (art. 1j al. 1). Cela peut concerner un frontalier ou un détaché, selon sa situation.
• Fin de l'assujettissement : une personne qui cesse d'être soumise à l'assurance obligatoire peut maintenir sa prévoyance, ou sa seule prévoyance vieillesse, auprès de la même institution si le règlement le permet, ou auprès de l'institution supplétive (art. 47 al. 1).

Pour comprendre comment le salaire assuré se calcule une fois le seuil franchi, consultez le calcul du salaire coordonné.

S'affilier : une obligation de l'employeur

Tout employeur qui occupe des salariés soumis à l'assurance obligatoire doit être affilié à une institution de prévoyance inscrite dans le registre de la prévoyance professionnelle (art. 11 al. 1). L'affiliation de l'entreprise entraîne l'assurance, auprès de cette institution, de tous les salariés soumis à la loi (art. 7 al. 1). Vous n'avez donc pas à inscrire chaque personne une à une : c'est l'affiliation qui fait foi.

L'employeur non encore affilié choisit son institution après entente avec son personnel ou, si elle existe, avec la représentation des travailleurs ; l'affiliation a lieu avec effet rétroactif (art. 11 al. 2 et 3). Le même principe vaut plus tard : résilier l'affiliation et rejoindre une autre institution se fait après entente avec le personnel ou sa représentation (art. 11 al. 4).

L'employeur doit aussi renseigner sa caisse de compensation AVS pour le contrôle de son affiliation, et lui remettre une attestation de son institution de prévoyance certifiant qu'il est affilié conformément à la LPP (art. 9 al. 1 et 2). Pour la mécanique générale du deuxième pilier, le guide LPP et deuxième pilier pose les bases.

Caisse collective, fondation collective ou caisse propre

Trois grandes voies s'offrent à une entreprise. Aucune n'est meilleure en soi : le bon choix dépend de la taille de l'équipe, de ses attentes et de sa capacité à gérer une structure.

Pour la plupart des PME romandes, une institution collective est la solution naturelle : l'adhésion passe par un contrat d'affiliation qui précise le plan, la répartition des cotisations et les conditions de sortie. Dans une institution collective, chaque entreprise forme en général sa propre caisse de pensions affiliée.

Quelques droits à connaître : l'institution collective communique à chaque caisse affiliée le montant total des cotisations ou primes, avec les parts pour le risque, les frais et l'épargne (art. 48b al. 1). Et la commission de prévoyance communique par écrit, aux assurés qui le demandent, les informations concernant la caisse de pensions affiliée (art. 48c al. 2). Ces informations vous aident à comparer les offres sur des bases solides ; la méthode pour comparer des assurances s'applique aussi ici.

L'institution supplétive : le filet de sécurité

L'institution supplétive existe pour que personne ne reste sans protection. Elle est tenue d'affilier d'office les employeurs qui ne respectent pas leur obligation, d'affilier ceux qui le demandent, et d'admettre les personnes qui souhaitent s'assurer à titre facultatif (art. 60 al. 2 let. a à c). Un employeur qui n'a pas trouvé de caisse peut donc s'y adresser lui-même.

Voici comment la loi traite un employeur qui ne s'affilie pas :

1. La caisse de compensation AVS vérifie que les employeurs qui dépendent d'elle sont affiliés à une institution enregistrée, et somme ceux qui ne le sont pas de le faire dans les deux mois (art. 11 al. 5 et 6).
2. Si l'employeur ne se soumet pas à la sommation dans le délai fixé, la caisse l'annonce à l'institution supplétive pour une affiliation rétroactive, et les frais administratifs occasionnés sont facturés à l'employeur retardataire (art. 11 al. 7 et 8 ; art. 9 al. 3).

Pendant ce temps, les salariés et leurs survivants gardent leurs droits : ils ont droit aux prestations légales même si l'employeur n'est pas encore affilié. Elles sont servies par l'institution supplétive, qui peut réclamer à l'employeur les cotisations arriérées, les intérêts et une contribution supplémentaire à titre de réparation du dommage (art. 12). Un oubli coûte donc plus cher qu'une affiliation faite dans les temps.

Cotisations : ce que l'employeur doit verser

L'employeur est débiteur de la totalité des cotisations envers l'institution de prévoyance. Il déduit du salaire la part à la charge du salarié et transfère l'ensemble au plus tard à la fin du premier mois suivant l'année civile ou l'année d'assurance pour laquelle elles sont dues (art. 66 al. 2 à 4).

Sa contribution totale doit être au moins égale à la somme des cotisations de tous les salariés ; elle ne peut être fixée plus haut qu'avec son assentiment (art. 66 al. 1). Autrement dit, le minimum légal est la parité, et vous pouvez décider de faire davantage dans le règlement.

Plans surobligatoires : aller au-delà du minimum

Le plan minimum légal n'est pas une limite : beaucoup d'entreprises offrent une prévoyance plus étendue, par exemple pour assurer la part de salaire au-delà du maximum légal, ou pour améliorer les prestations de risque. C'est ce qu'on appelle le surobligatoire.

Une institution de prévoyance peut proposer au maximum trois plans aux assurés de chaque collectif, et le montant de la cotisation de l'employeur doit être le même dans chaque plan (art. 1d al. 1 et 2). Vous pouvez donc offrir un choix à vos équipes, sans moduler votre contribution selon le plan retenu.

Ce qui relève de la loi et ce qui relève du règlement de la caisse doit rester distinct : le minimum est fixé par la LPP, le reste dépend des conditions de l'institution. Lisez le règlement avant de signer, comme vous liriez des conditions générales d'assurance. Pour le rôle de l'employeur dans l'ensemble du système, voyez aussi la page sur les assurances obligatoires d'une entreprise.

Exemple : une entreprise de 8 salariés

Illustration : une société de services établie à Yverdon emploie 8 salariés. Six dépassent le seuil d'entrée ; deux travaillent à très faible taux et restent en dessous chez cet employeur, mais l'une d'elles a un second emploi.

La gérante informe l'équipe, recueille les avis et compare deux institutions collectives sur la base de leurs règlements : structure des cotisations, plans proposés, conditions de sortie. Elle signe un contrat d'affiliation, obtient l'attestation et la transmet à la caisse de compensation AVS. Les cotisations sont ensuite retenues sur chaque salaire et versées à l'institution dans le délai légal.

La salariée au double emploi peut, selon le règlement de l'institution, demander une assurance facultative. Quand une collaboratrice quitte l'entreprise, elle reste assurée un mois auprès de l'ancienne institution pour les risques de décès et d'invalidité (art. 10 al. 2), le temps que son libre passage s'organise.

Checklist de l'employeur

• Recenser les salariés dont le salaire annuel chez vous dépasse le seuil d'entrée
• Vérifier si l'entreprise est déjà affiliée à une institution inscrite au registre
• Consulter le personnel ou sa représentation avant de choisir ou de changer d'institution
• Comparer au moins deux institutions sur les frais, les plans et le règlement
• Signer le contrat d'affiliation et conserver l'attestation d'affiliation
• Transmettre l'attestation à la caisse de compensation AVS
• Régler la part de l'employeur et organiser la retenue sur les salaires
• Contrôler chaque année les cotisations transférées et les sorties du personnel

Pour compléter votre dossier, l'outil Quelles assurances pour mon entreprise ? liste les autres couvertures à examiner, et la page sur la création d'entreprise les replace dans l'ordre.